4 stappe vir telefoonetikette

Polite, Consistent Phone Manier in 'n mediese kantoor

Het u ontvangsdame uitstekende telefoonetiket? Dit is belangrik dat u mediese kantoorpersoneel konsekwent 'n beleefde en konsekwente telefoonnommer aanbied. Wanneer 'n pasiënt inskakel, bepaal die manier waarop die kantoorpersoneel die telefoonoproep hanteer, hoe jou fasiliteit waargeneem word.

As een van die mees gebruikte kommunikasiemiddele moet telefoonkommunikasie nie ligtelik geneem word nie. Dit is dikwels die eerste interaksie wat 'n mediese kantoor het met 'n pasiënt. Hier is 'n paar basiese wenke wat u u mediese kantoorpersoneel kan bied om u telefoonetiket te verbeter.

1 -

Wees 'n aktiewe luisteraar

'N Tegniek genaamd' aktiewe luister 'is 'n nuttige hulpmiddel om te verseker dat begrip volledig is. In hierdie tegniek sal die luisteraar die inligting wat hulle in hul eie woorde gehoor het, herformuleer. As hierdie inligting korrek is, is die uitruiling voltooi, anders kan die sender van die inligting enige misverstande regstel. Hierdie uitruil neem net 'n bietjie meer tyd en is 'n doeltreffende instrument om aanspreeklikheid te skep omdat almal wat by die uitruil betrokke is, weet dat verwagtinge duidelik en verstaanbaar was.

• Fokus op die spreker
• Aktief belangstel
• Probeer om nie te onderbreek nie
• Wees bewus van u nie-verbale kommunikasie
• Vermy om met iemand anders te praat
• Hou in gedagte dat die probleem bespreek word

2 -

Het goeie foonmaniere

Om goeie foonmaniere te hê is 'n eenvoudige taak. Om goeie foonmaniere te hê, beteken bloot om professioneel te wees en ander te behandel soos jy die persoon wat jy wil hê, behandel moet word. Enkele voorbeelde sluit in:

• Beantwoord vinnig, ten minste deur die derde ring
• Antwoord met jou naam en 'n vriendelike groet
• Smile, die beller kan jou glimlag deur die telefoon hoor
• Praat stadig en duidelik
• Kook nooit kos, tandvleis of drink enigiets tydens die telefoon nie
• Vra toestemming voordat u 'n oproeper in die wiele sit

3 -

Handhaaf vertroulikheid

Die handhawing van pasient vertroulikheid maak nie net pasiënte veilig om behandel te word by u mediese fasiliteit nie, maar ook die wet. Enige organisasie wat pasiëntgesondheidsinligting verkry, word beskou as 'n gedekte entiteit en word deur die wet verplig om aan HIPAA-bepalings te voldoen of om siviele en / of strafregtelike strawwe in die gesig te staar. Dit is noodsaaklik dat mediese rekords vertroulik bly en nie toegang verkry kan word deur mense wat nie behoorlike magtiging het nie. Openbaarmaking oor 'n pasiënt se beskermde gesondheidsinligting (PHI) sonder hul magtiging word beskou as 'n oortreding van die privaatheidreël.

• Wees versigtig oor die inligting wat oor die telefoon gegee word
• Vra die pasiënt om hul sosiale sekerheidsnommer te gee om hulself te identifiseer
• Hou in gedagte dat ander pasiënte jou gesprek kan hoor
• As die beller nie die pasiënt is nie, moet nooit persoonlike inligting sonder toestemming bespreek word nie

4 -

Dinge om te oorweeg

Telefoonetiket is nie net wat jy sê of wat jy doen nie, dit is ook hoe jy dit sê en hoe jy dit doen. Oorweeg dit die volgende keer as jy met 'n pasiënt of ander kliënt op die telefoon praat.

• Dank hulle altyd vir die roeping
• Moet nooit eers ophang nie
• As jy boodskappe neem, kry soveel moontlik inligting
• Bly kalm en beleefd, selfs wanneer 'n pasiënt vir jou onbeskof is