5 Belangrike funksies vir die front desk

Die kantoor van 'n mediese kantoor kan 'n baie besige plek wees. Die personeel van die personeel is noodsaaklik vir die gladde bedrywighede van die mediese kantoor. Die personeel van die resepsie bestaan ​​gewoonlik uit ontvangsdame en / of mediese assistente en afhangende van die grootte van die mediese kantoor kan een persoon albei wees. Kliniese pligte opsy, die kantoor is verantwoordelik vir vyf administratiewe pligte:

1. Groet pasiënte
2. Beantwoord en bestuur van die telefoon
3. Beplan aanstellings
4. Interoffice kommunikasie
5. Eksterne korrespondensie

1 -

Groet Pasiënte

Groetpasiënte gaan nie net oor wat jy sê nie, maar ook oor hoe jy met pasiënte omgaan. Die resep is verantwoordelik vir die pasiënt se welkom.

Die onthaal is die eerste indruk wat 'n pasiënt ontvang wanneer hy die mediese praktyk bel of besoek. Dit is belangrik dat die ontvangskamer uitsonderlike kliëntediens lewer en 'n positiewe voorstelling van die mediese praktyk is.

Hier is ander maniere om pasiënte te groet:

• Antwoord die foon terwyl jy 'n beleefde, konsekwente manier handhaaf deur gebruik te maak van behoorlike telefoonetikette
• Hou die ontvangsarea skoon en georganiseer
• Registreer nuwe pasiënte en pas bestaande pasiënt demografie op deur pasiënt-gedetailleerde pasiëntinligting te versamel, insluitende persoonlike en finansiële inligting
• Fasiliteer pasiëntvloei deur die verskaffer van pasiënte se aankoms in kennis te stel, bewus te wees van vertragings en kommunikasie met pasiënte en kliniese personeel
• Reageer op pasiënte se voornemende pasiënte en besoekers navrae op 'n hoflike wyse

2 -

Bestuur die telefoon

Terwyl die telefoon op 'n beleefde en konsekwente manier beantwoord word, is dit 'n deel van pasiente wat begroet is. Dit is nie die enigste plig van die telefoon se verantwoordelikhede van die lessenaar nie. Die kantoor is verantwoordelik vir die ontvangs van alle inkomende oproepe en ook om uitgaande oproepe te plaas wanneer dit nodig is.

• Inkomende oproepe: Inkomende oproepe bestaan ​​uit pasiëntoproepe, telemarketers, farmaseutiese verteenwoordigers, ander dokters en meer. Die ontvangskamer moet 'n behoorlike telefoonetiket gebruik wanneer die telefone gebruik word deur hierdie kommunikasievaardighede te gebruik: wees 'n aktiewe luisteraar, het goeie telefoonmaniere, skermoproepe, gebruik takt, vra vrae en hou vertroulikheid in stand.
• Uitgaande oproepe: Soms moet die ontvangskamer uitgaande oproepe plaas om 'n pasiëntaanstelling te bespreek, buite aanstellings of verwysings te maak, of voorrade te bestel. As verteenwoordiger van die mediese kantoor is dit net so belangrik om behoorlike telefoonetikette te gebruik.

3 -

Aanstelling van afsprake

Effektiewe skedulering is nodig vir 'n uitstekende pasiëntervaring en 'n gladde pasiëntvloei. Die meeste mediese kantore gebruik skeduleringsprogrammatuur wat aanstellings maklik en eenvoudig skeduleer. Die reserwebank moet egter in staat wees om kansellasies of no-shows in te vul en doeltreffend te wees om veranderinge in die skedule aan pasiënte en dokters te kommunikeer.

4 -

Interoffice Communication

Die kantoor van die mediese kantoor is soos 'n kommunikasie-hub. Die meeste interoffice kommunikasie gaan deur die lessenaar, veral as dit behels enige administratiewe take wat verband hou met die pasiënt.

Om die mees effektiewe, duidelike en bondige inligting te kommunikeer, is noodsaaklik. Of dit nou in 'n memorandum is, 'n skriftelike kommunikasie, deur middel van 'n binnekantoor-epos, een op een interaksie of in 'n groepinstelling, is dit belangrik om by die onderwerp aan die hand te bly en nie weg te gaan nie.

Enkele basiese vaardighede wat nodig is vir effektiewe interoffice kommunikasie sluit in:

• Telefoon etiket
• Kliëntediens
• Basiese woord- en uitblinkprogramme
• Tydbestuur
• Organisasievaardighede

5 -

Eksterne kommunikasie

Eksterne kommunikasie behels die potensiële kommunikasie met verkopers, ander dokterpraktyke, versekeringsmaatskappye en ander besighede. Dit kan nodig wees om uitgaande oproepe te maak, professionele briewe, faks en posbriewe te tik.

Kennis van kantoorprosedures wat gewoonlik verkry word uit 'n sertifikaat of geassosieerde graad in 'n besigheidsprogram, insluitend administratiewe prosesse en prosedures, eiseverwerking, voorbereiding van pasiëntkaarte en basiese rekenaarvaardighede. Basiese administratiewe assistente-vaardighede en die verskaffing van kantoorapparatuur behoorlik is belangrik vir sukses in die voorkantoor.