Elektroniese kommunikasie word deesdae meer gewild as telefoonoproepe, "snail" pos en, selfs in sommige gevalle, gesig-tot-aangesig vergaderings. In enige professionele omgewing wat die mediese kantoor insluit, is dit belangrik om verskeie dinge te oorweeg wanneer u e-posse aan kollegas, pasiënte, dokters, hospitale, verskaffers of ander professionele persone stuur.
Mense spandeer 'n groot deel van hul dag oop en lees e-posse.
Waardevolle tyd moet nie op ondoeltreffende en onbelangrike e-posse vermors word nie. Dieselfde professionaliteit wat u per telefoon gebruik, poskorrespondensie of van aangesig tot aangesig moet ook in 'n e-pos uitgedruk word. Onthou altyd dat 'n e-pos 'n vorm van kommunikasie is en die manier waarop die ontvanger die boodskap interpreteer, is die enigste ding wat saak maak.
Voordat jy 'n e-pos skep en stuur, vra jouself 'n paar vrae.
- Is e-pos die beste vorm van kommunikasie vir die inligting wat ek stuur?
- Is dit professioneel?
- Is dit HIPAA voldoen?
- Vertel dit my en die mediese kantoor akkuraat?
E-pos Etiquette Rule # 1
Dink aan die inhoud van jou boodskap voordat jy SEND druk. Maak seker dat e-pos die toepaslike vorm van kommunikasie is vir jou boodskap in plaas van 'n oproep of 'n vergadering. Hou in gedagte dat die inhoud die beeld en die vlak van professionaliteit wat u Mediese Kantoor verwag, moet weerspieël.
Moenie e-pos stuur, stuur of beantwoord wat obseen, aanstootlik, lasterlike, lasterlike, rassistiese of seksuele aard bevat nie. Die strawwe kan vir jou en die Mediese Kantoor ernstig wees.
E-pos Etiquette Rule # 2
Gebruik behoorlike grammatika, punktuasie en spelling. Weereens, u boodskap is 'n weerspieëling van u mediese kantoor.
Maak ook seker dat u die boodskap bondig hou en die korrekte uitleg vir u boodskap gebruik wat dit makliker maak om te lees. Bevestig jou e-pos voordat jy SEND getref het.
Moenie ALLE CAPS gebruik nie, aangesien dit in die aanlynwêreld as skree of geskree word. Gebruik vet of kursief om 'n woord of frase te beklemtoon. Vermy ook die gebruik van uiters fancy of vreemde fonts, aangesien dit jou e-pos moeiliker maak om te lees.
E-pos Etiquette Rule # 3
Maak seker dat die e-pos aan die toepaslike ontvanger (s) gestuur word. Inligting in 'n mediese kantoor, veral met betrekking tot pasiëntinligting, moet gedeel word op 'n behoefte om slegs basis te ken. Oorweeg ook dat mense inligting wat nie relevant is vir hulle as "junk mail" kan oorweeg nie.
Moenie persoonlike en vertroulike inligting bespreek of pasiëntlêers in 'n e-pos aanheg nie. Gebruik pasiënt rekeningnommers of mediese rekordnommers om iemand te adviseer om die rekening te hersien. U inligting moet daar aangeteken word.
E-pos Etiquette Rule # 4
Moet binne 24 uur, indien moontlik, professionele e-posse beantwoord. As dit jou nie genoeg tyd gee nie, moet jy ten minste reageer dat jy die e-pos ontvang het en jy sal so spoedig moontlik terugkom.
Moenie antwoord op strooipos of versoeke om in te teken of uit te teken nie.
Dit sal net meer strooipos genereer wat jou besigheids-e-pos sal oorstroom.
E-pos Etiquette Rule # 5
Hou emosies uit e-posse. Wees beleefd en professioneel. Weet wie jy informeel kan wees nadat voldoende tyd geslaag het om daardie tipe verhouding te bou.
Moenie iets in 'n e-pos sê wat jy later kan spyt nie. Wees versigtig wanneer jy op 'n e-pos in woede stuur of reageer. Moenie persoonlike kommentaar oor 'n ander persoon maak nie, maak kommentaar wat iemand sou beledig of sê enigiets wat jy nie persoonlik sou sê nie.
E-pos Etiquette Rule # 6
Hou humor, grappies en ironie tot 'n minimum. Voornemens is dikwels "verlore in vertaling" in e-posse en mense kan nie altyd die grap kry nie.
Dink daaraan vanuit die perspektief van die ontvanger.
Moenie stuur, stuur of antwoord op kettingbriewe nie. Dit is onprofessionele gedrag en sommige mense beskou dit as gemorspos. Onthou dat enige inhoud wat u stuur, die beeld en die vlak van professionaliteit wat u mediese kantoor verwag, moet weerspieël.