5 komponente vir effektiewe interne beheermaatreëls

Voorkom en ontdek werknemer wangedrag in u mediese kantoor

Interne kontrole word gedefinieer as 'n proses wat bedoel is om bedrog te ontmoedig, maatskappy se hulpbronne te beveilig en om te verseker dat die wetgewing en regulasies nagekom word. Interne beheermaatreëls is slegs effektief as hulle bepaal word deur die spesifieke behoeftes van die mediese kantoor, geïmplementeer, gemonitor en gemeet om seker te maak hulle funksioneer soos beplan.

Die mediese kantoor moet 'n proaktiewe benadering volg om werknemer wangedrag te voorkom en op te spoor deur 'n beleid ten opsigte van interne beheer te hê. Voorkoming en opsporing speel 'n baie belangrike rol in enige interne beheerproses deur 'n sekere vlak van risiko te beperk.

1 -

Huurpraktyke

Om die beste mediese kantoorpersoneel te huur, is 'n doeltreffende manier om 'n interne kontroleproses te versterk. Huurpersoneel wat bekwaam, betroubaar en betroubaar is deur kandidate deeglik voor te stel, is net goeie besigheidsin. Agtergrond tjeks en verwysing tjeks is maklike maniere om enige slegte appels uit te wis en sekere mense te keer om aansoek te doen vir die werk.

Alhoewel vorige werkgewers nie toegelaat word om enige ander inligting as werkstatus en aanspreeklikheid vir rehire te gee nie, kan u versoek dat aansoekers kontakbesonderhede verskaf vir vorige toesighouers of kollegas om meer gedetailleerde inligting te kry. Agtergrond tjeks, insluitende krediet tjeks, verskaf ook besonderhede oor 'n persoonlike geskiedenis van 'n aansoeker.

meer

2 -

Skeiding van pligte

Skeidingsverpligtinge verhoed dat een werknemer die verantwoordelikheid het van verskeie transaksies met betrekking tot die hantering van finansies. Wanneer 'n werknemer geld moet hanteer, moet daar een persoon wees wat sekere transaksies, 'n ander persoon wat verantwoordelik is vir verwerking magtig, en 'n ander een vir versoening en rekordhouding magtig. Dit verseker dat niemand enige taak kan uitvoer wat nie deur 'n ander persoon opgespoor of hersien word nie.

Die skeiding van pligte maak dit moeilik om enige verlore geld te verloor, hetsy op die kantoor of op die administratiewe vlak van die mediese kantoor. Wanneer werknemers weet dat elke proses opgespoor en gemonitor word, moedig dit akkuraatheid en eerlikheid aan in die uitvoering van take.

3 -

dokumentasie

Elke finansiële transaksie moet 'n papierroete hê. Dokumentasie is nie net die praktyk van die skryf of dokumentasie van aksies nie, maar ook om kopieë van alle finansiële rekords, soos fakture en betalingsgeld, te hou. Werknemers moet bewus gemaak word om nooit 'n transaksie op grond van 'n mondelinge versoek uit te voer nie.

Geldige dokumentasie sluit amptelike mediese kantoorvorms, briefhoof of fakture in en moet gemagtig word deur ondertekening, indien nodig. Tjeks moet altyd 'n faktuur hê, asook terugbetalings, geldoordragte of betalingsposte. Kontant moet slegs aanvaar word, nooit uitgedeel tensy pasiëntverandering teruggegee word nie. Kontantkasversoening moet ook aan die begin en einde van elke skof gedokumenteer word.

4 -

Fisiese en Elektroniese Veiligheidsmaatreëls

Die gebruik van kluise, alarmstelsels, kameras en slotte kan die mediese kantoor help om data, voorraad, bates en geld te beveilig.

1. Hou alle kassies, tjeks en kwitansieboeke wat in 'n kluis gesluit is, met beperkte toegang deur die mediese kantoorpersoneel. Kombinasies moet gereeld verander word.

2. Het alarmstelsels in plek vir na-ure en nie-operasionele dae.

3. Kameras kan by elke ingang en uitgang geplaas word, die balie en gerig op die kluis.

4. Hou deure aan die toevoerkamer en / of apteekkas toeganklik te alle tye en laat slegs toegang tot sekere areas toe.

Elektroniese waarborge sluit in die gebruik van wagwoorde en beperk toegang tot gemagtigde personeel.

5 -

Moniteringsbedrywighede

Enige interne kontroleproses sal onvolledig wees sonder 'n manier om bedrywighede te monitor. Interne beheer monitering behels die hersiening van die daaglikse bedrywighede om te verseker dat die prosesse behoorlik werk.

1. Kontantversoening

2. Rekening of grafiek ouditering

3. Verifikasie deur verslae te vergelyk

4. Gereelde voorraad kontrole

Om alle prosesse goed na te kyk, is noodsaaklik, maar eerstens moet 'n mediese kantoorbestuurder :

1. Stel reëls en doelwitte vas

2. Kommunikeer dit aan alle personeel

3. Gee terugvoering op 'n gereelde basis